Організація івентів: як провести захід, про який ще місяць говоритимуть із захопленням

Організація івентів – це окремий напрямок професійної діяльності, який перебуває на межі одразу кількох сфер: реклами, піару, ресторанної справи, шоу-бізнесу тощо. Івенти – це не лише вечірка чи корпоратив. Бізнес-конференція, виставка промислової продукції, показ мод, семінар духовних практик, піар захід до ювілею компанії чи захід з нагоди її відкриття – це все івенти. І щоб вони пройшли ідеально, потрібно дуже ретельно підійти до питання підготовки.

Для чого влаштовують івенти?

Івент у перекладі з англійської – подія, тобто будь-який захід, який відбувається не випадково, а з ретельною підготовкою. Більш звичний для української мови відповідник – захід. Івент на сьогодні виконує одразу кілька функцій:

• Є чудовим варіантом відзначити важливу подію, щоб вона закарбувалась у пам’яті як приємна емоція;
• Виступає інструментом просування бренду чи продукту, дозволяє голосно і яскраво заявити про нього;
• Підвищує рівень лояльності до бренду, продукту.

Івенти бувають різними: це і корпоратив, і вечірка, виставка, конференція, діловий сніданок, тім-білдінг чи флеш-моб. Також можуть машстабні івенти, які тривають кілька днів – спортивні змаганні, покази мод, музичні чи культурні фестивалі. І влаштовують їх не просто, щоб розважитись, а щоб зайняти більш потужні позиції на ринку і стати відомим серед своїх потенційних клієнтів.

Організація івентів – справа не проста

Головна складність полягає у багатозадачності самого організатора вечірки. Він має контролювати дії багатьох підрядників, делегувати завдання, бути в курсі всіх процесів.

Як підготувати захід правильно? Організація івентів передбачає чіткого слідування певному алгоритму:

• Все починається із концепту. Потрібно визначитись, у якому форматі пройде захід. Потрібно враховувати мету проведення івенту, його бюджет та сучасні тренди. Щоб на подію звернули увагу, вона має бути оригінальною, яскравою та зачіпати тригери, якими люди зайняті саме зараз, - і тут без креативної ідеї не впоратись;

• Кількість та список гостей. Тут також потрібно враховувати бюджет, адже від нього залежить, скільки людей ви можете запросити. Якщо мова йде про піар-захід, серед запрошених обов’язково мають бути лідери думок, на яких орієнтуватимуться ваші клієнти;

• Пошук відповідної локації. Вона має бути технічно готовою до проведення заходу, мати зручне розташування, відповідний інтер’єр та площу. Ніколи не обирайте більш дешеву, але розташовану у незручному місці локацію, - є великий ризик, що багато гостей просто не прийдуть на подію, якщо дорога займатиме багато часу;

• Розробка сценарію, підготовка шоу-програми. Спочатку організатор івенту розробляє загальний концепт, потім шукає артистів, які будуть розважати гостей, і вони вже наповнюють сценарій докладним описом номерів;

• Піклування про комфорт гостей – замовлення їжі, напоїв, пошук персоналу для обслуговування заходу. Потрібно вирішити, чи будуть готувати все на місці, чи замовлятимуть кейтеринг, знайти підрядника, розробити із ним меню і все проконтролювати;

• Промоція івенту. Потрібно повідомити усім, де і коли відбудеться подія, і зацікавити її відвідати. Для цього вдаються до розповсюдження листівок, таргетованої реклами у соціальних мережах, публікацій у засобах масової інформації тощо;

• Проведення заходу. Поки всі насолоджуватимуться святом чи отримуватимуть корисну інформацію на конференції, організатору доведеться дуже багато працювати, контролюючи всі процеси – він температури подачі основної страви до часу виходу на сцені артисту. Ця тема потребує окремої статті;

• Оцінка результатів івенту. Обов’язковий етап, який дозволить вам побачити свої помилки і більше ніколи їх не повторювати.

Важливий етап, який передбачає організація івентів, - це пошук персоналу, необхідного для проведення свята.

Вам знадобиться допомога професіоналів

Навіть якщо ви вирішили займатись організацією заходу самостійно і контролювати усі процеси, для його проведення вам знадобиться наймати персонал. Зокрема:

• Хостес, які зустрічатимуть гостей, вирішуватимуть організаційні питання на місці та забезпечать комфортне перебування для кожного учасника івента. Вони мають бути комунікабельними, приємними у спілкуваннями, із чудово розвинутими організаторськими здібностями і талантом вирішувати конфліктні ситуації;

• Промо-моделі, якщо ви організовуєте виставку чи на діловому заході передбачені виставково-рекламні стенди. Вони мають швидко вивчити інформацію про продукт, компанію чи програму і детально знайомити із нею відвідувачів івенту;

• Промоутери, які забезпечать інтерес до вашого івенту. Вони працюють до проведення заходу, - роздають листівки чи флаєри, працюють із банерами чи прапорами, розносять запрошення по поштовим скринькам;

• Артисти шоу-програми. Це дуже широка категорія, яка охоплює танцівниць, поглиначів вогню, фокусників, аніматорів тощо. Все залежить від формату заходу та розробленого сценарію шоу-програми.

Також не варто забувати про основний персонал заходу – офіціантів, прибиральників, декораторів. Тут варто зауважити, що краще делегувати ці функції компаніям, які надаватимуть вам послуги. Так, сервіс, в якому ви будете замовляти їжу, може організувати повноцінний кейтеринг із обслуговуванням гостей офіціантами та барменами та прибирання залу під час івенту та після нього.

Але пошуком хостес, промоутерів, моделей та артистів вам доведеться займатись самостійно. То де їх знайти?

Як вам допоможе сервіс Youneed?

Сервіс Youneed створений, щоб вивести культурно-розважальну, рекламну сферу в Україні на новий рівень і спростити життя організаторів івентів і вечірок. Організація івентів з ним стане значно приємнішою. Він допоможе знайти персонал у різних сферах: професійних хостес, привабливих моделей, талановитих акторів, сумлінних учасників масовки та яскравих артистів шоу-програм. Процес пошуку персоналу максимально простий:

• У розділі «Підбір» потрібно вказали, кого ви шукаєте (спеціальність) та в якому місті. Додатково можна зазначити інші параметри: стать, вік, колір волосся і очей, знання іноземних мов, статура тощо;
• Ви отримуєте перелік анкет кандидатів, які повністю відповідають вашому запиту. Усі анкети перевірені модераторами на правдивість інформації та містять фото, яке допоможе зробити вибір;
• Обрати спеціалістів, які вам сподобались, отримати їх особисті контакти та запросити до роботи.

Представлені у базі сервісу Youneed моделі, промоутери, хостес, актори та танцівниці – професіонали своєї справи. Вони ставляться до роботи сумлінно і дисципліновано, тому прибудуть на репетиції і безпосередньо захід вчасно – і навіть трошки із запасом часу.

Окрім того, сервіс може надати додаткові послуги – організувати грим та візаж, надати в оренду чи створити костюми для учасників шоу-програми та персоналу заходу тощо. Також тут ви можете знайти дитячих аніматорів, яким гості зможуть довірити малечу, поки самі будуть зайняті лекціями чи веселими розвагами.