Сучасний світ змінився на краще, це стосується і офіційних паперів. Наприклад, ще 50 років тому, підприємці та державні службовці не могли собі уявити що таке «електронний документообіг». А зараз, для повноцінного функціонування компанії достатньо мати при собі персональний комп’ютер, смартфон, використання мережі Інтернет та вільний час. Варто відмітити, що цифровий документообіг передбачає використання ЕЦП, який можна отримати завдяки спеціальним сертифікатам.
Сьогодні ми детальніше розглянемо переваги програмного забезпечення електронного підпису та бізнес-завдання, які вони вирішують.
Основна і головна перевага: дистанційність
Однією з найбільш очевидних переваг засобів електронного підпису є економія часу. Замість того, щоб організовувати особисте підписання документів чи пряму доставку поштою, ви можете надіслати електронне посилання, яке полегшить час обробки документів миттєво.
Загублені паперові документи вимагають повторного початку процесу підписання, що збільшує ймовірність юридичної відповідальності. Електронні підписи можна прикріпити до контракту чи пропозиції в електронному вигляді та повернути протягом кількох секунд. Це надає вашому бізнесу більше гнучкості в прогнозуванні завершення проектів.
Цікавий факт: компанії скорочують час підписання в середньому на сім днів за допомогою Sign.
Економія грошей та помітне підвищення продуктивності
Економія часу та грошей йдуть рука об руку. Кожен успішний бізнес прагне знизити витрати, тому автоматизація процесів — це простий спосіб заощадити гроші та збільшити рентабельність інвестицій. Крім того, виключення витрат на друк, пакування та доставку створює додаткову економію, що покращує прибуток. Коли співробітники можуть використовувати свій час, щоб зосередитися на складних завданнях, а не на рутинних, повторювані завдання зростають продуктивність і задоволеність співробітників. Технологія електронного підпису дозволяє вашому бізнесу виключати завдання, які краще виконувати в електронному вигляді.
Чи безпечні електронні підписи? Одним словом, так. Ось чому:
- Електронні підписи мають юридичну силу і їх важко підробити, що робить їх більш безпечними, ніж рукописні підписи.
- Електронні підписи, як правило, супроводжуються цифровим журналом аудиту, який складається з електронних листів, підписаних документів та копій контрактів, що полегшує їх перевірку.
- Продукти електронного підпису можуть виявити навіть незначні зміни та коригування, що робить їх безпечнішими, ніж мокрі підписи, які легко підробити.
- Паперові документи можуть бути втрачені або вкрадені, а також ризик фізичного пошкодження.
- Електронні підписи гарантують, що жоден не буде відсутній.
- Жодні треті сторони не можуть отримати доступ до електронних документів без дозволу.
- Документи, підписані в електронному вигляді, позначаються такими відомостями, як особистість підписувача, місцезнаходження та час підписання.
- Для додаткової безпеки електронні підписи можна захистити за допомогою біометричних методів ідентифікації та паролів.
Підвищення зручності та мобільності
Платформи електронного підпису, як-от Sign, зручні та легкі в доступі навіть для користувачів, які не володіють технікою. Незалежно від того, надсилаєте ви чи отримуєте, процеси підписання інтуїтивно зрозумілі та прості. Якщо ви можете використовувати електронну пошту та натиснути кілька кнопок, електронні підписи – це просто.
Підписуйтесь будь-де та будь-коли! Мобільний або настільний, офісна будівля або пляжна кабінка, електронні підписи дають доступ до документів у режимі реального часу, прискорюючи транзакції без друку чи сканування.
Чи є у вас переважно мобільна робоча сила? Надсилання документів в електронному вигляді будь-де й у будь-який час розширює вашу охоплення. Крім того, отримання та підписання документів на мобільних пристроях збільшує час виконання та зручність для клієнтів. Використовуючи фізичні або «мокрі» підписи, як відправники, так і одержувачі повинні багато разів друкувати і сканувати документи, використовуючи пачки паперу та дороге чорнило для принтера. Безпаперові офіси корисні для навколишнього середовища та для вашого бюджету. Ваш документ отримано, підписаний онлайн чи затверджено? Відстеження робочих процесів дає змогу визначити стан документів лише кількома клацаннями.
