Буває доволі важко сконцентруватись, щоб приділяти достатньо уваги всім деталям на керуючій посаді. Адже в завдання керівника входить не тільки виконання власних справ, він повинен стимулювати, контролювати робочий процес всіх своїх підлеглих, щоб забезпечувати вдалий кінцевий результат кожного дня. В цій статті ми виділили наступні рекомендації, що дозволяють дізнатись, як стати успішним керівником, звільнити свою увагу і підвищити ефективність роботи.
Сприймайте увагу як свій основний ресурс
Дуже часто керівники недооцінюють важливість своєї уваги. Тому вони часом самі створюють собі незавершені цикли і дозволяють своїй увазі «зависати» на них.
Ось наприклад, чи можете Ви пригадати випадок, коли Ви бачили на пошті листи, на які потрібно відповісти, але відкладали відповідь «на потім», оскільки питання не було терміновим? У більшості людей такі ситуації відбуваються майже кожен день. Але в той момент, коли Ви відклали відповідь на лист, Ви створили незавершений цикл, на якому тепер утримується певна кількість Вашої уваги. І це вже в якійсь мірі знижує Вашу ефективність роботи.
Тепер, що потрібно зробити, щоб звільнити Вашу увагу? Як мінімум, відповісти на всі листи, які були відкладені «на потім». Але чи достатньо цього? Адже, погодьтеся, часто, написавши і відправивши відповідь, Ви продовжуєте думати про те, чи отримала людина Ваш лист, прочитала його чи ні, чи зрозуміла, що саме Ви хотіли сказати.
Ваша увага буде утримуватися на цьому питанні до тих пір, поки Ви не отримаєте підтвердження того, що той, кому Ви писали, отримав лист і прочитав його. Те ж саме стосується письмових доручень, які Ви даєте співробітникам. Не отримавши від них підтвердження про те, що Ваш лист отримано і усвідомлено, Ви не впевнені до кінця, що співробітник виконає доручення і зробить це вчасно.
Зважаючи на все це, буде дуже корисно ввести в корпоративну культуру компанії правило: на всі листи необхідно давати відповідь відразу ж після їх прочитання. Навіть якщо людині, яка отримала лист, все зрозуміло, і у нього немає додаткових питань. Проста фраза «Добре, все зрозуміло, беру в роботу» у відповідь на лист може звільнити як Вашу увагу, так і увагу Ваших співробітників. Що, в свою чергу, допоможе Вам більш ефективно управляти персоналом.
Найміть особистого помічника
У кожного з керівників зазвичай існує безліч циклів і завдань, які можуть вирішити тільки вони. Тому, їдучи на важливі зустрічі, вони не можуть дозволити собі вимкнути телефон і залишитися без зв'язку.
Якщо проаналізувати вхідні дзвінки керівника, то може з'ясуватися, що з усіх 70 дзвінків, які надійшли за 2 години зустрічі, тільки 3 опинилися невідкладно важливими. Тому для більш ефективної роботи керівнику необхідний особистий помічник або асистент, який буде фільтрувати його комунікацію і не допускати, щоб увага керівника затримувалась на незначних питаннях.
Продуктом роботи особистого помічника є звільнення часу та уваги керівника. Йому потрібно буде самому вирішувати багато питань, тому на цю посаду необхідно наймати тільки перформера, тобто, людину, яка бачить кінцевий результат своєї діяльності і може самостійно знайти й реалізувати рішення, що дозволяють якомога швидше його досягти.
Багато керівників спочатку не погоджуються з необхідністю найму асистента, бо в нас побутує думка, що хороший керівник – це той, хто може все робити сам. Однак ми рекомендуємо подивитися на це питання з іншого боку:
- саме Ви визначаєте курс розвитку компанії і вирішуєте головні стратегічні завдання;
- від Вашої ефективності залежить майбутнє всього Вашого бізнесу;
- для того, щоб робити щось ефективно, необхідно мати досить вільної уваги.
Саме її забезпечить Вам найм кваліфікованого помічника. Таким чином, наявність у Вас асистента можна назвати запорукою подальшого успішного розвитку компанії.
Виписуйте все незавершені цикли
Відразу хочемо прояснити, що незакінченим циклом є будь-який розпочатий Вами (навіть в думках) цикл, який Ви не завершили. І це може бути будь що, і навіть те, що не має відновшення до Вашої роботи.
Думка про те, що треба б подзвонити родичам, з якими давно не спілкувалися, або про те, що непогано було б прочитати якусь книгу про нюанси роботи у Вашій сфері діяльності, – це вже початий цикл. І якщо він не був завершений, то він утримує на собі Вашу увагу, знижуючи ефективність і викликаючи стан дратівливості, напруженості.
Щоб звільнити Вашу увагу, ми рекомендуємо хоча б раз на тиждень виписувати всі моменти й дії, на яких у Вас знаходиться увага, тобто про які Ви пам'ятаєте. Проаналізуйте цей список. Напевно там є щось, що вже не є актуальним або важливим. Відразу ж викресліть це.
Якщо Ви бачите в списку щось важливе, що можна зробити прямо зараз – робіть. Наприклад, дайте відповідь на лист другові, який запросив Вас на день народження, або зателефонуйте родичам, або знайдіть ту книгу, яку хотіли прочитати, і нарешті прочитайте її. Почніть завершувати найпростіші з виписаних циклів, ті, які можна зробити прямо зараз з мінімальними зусиллями.
З кожним закритим циклом у Вас буде з'являтися все більше і більше вільної уваги на ефективне вирішення більш масштабних завдання. Якщо відразу візьметеся за найважливіші речі, то у Вас просто може не виявитися достатньо уваги для їх вирішення. Людина може ефективно спрямовувати увагу на рішення масштабних завдань, тільки якщо в неї завершені інші цикли.
Пам'ятайте, що саме Ваша увага – це Ваш головний ресурс. Завжди потрібно розуміти, куди і навіщо Ви її направляєте. Тільки так можна утримувати фокус на важливих завданнях і успішно здійснювати дії, необхідні для їх виконання.
Бажаємо успішного досягнення цілей на посаді керівника!
