Для выбора поставщика канцелярских товаров все методы хороши. Кто-то использует чужой опыт, опираясь на рекомендации, кто-то соглашается на сотрудничество, поддавшись влиянию рекламы, другие работают с теми, кто первым оказался в поле их зрения. Мы рекомендуем проводить собственный анализ.
Самый простой метод поиска выглядит следующим образом – воспользовавшись сервисом одной из поисковых машин в Интернете, вы набираете соответствующий запрос и получаете десятки ссылок на сайты компаний, работающих в этой области. Далее вы совершаете телефонный звонок, заключаете договор и начинаете работать. Чем вы руководствуетесь при выборе поставщика? Интуиция? Позиция компании при выдаче результатов поисковика? Чтобы ваше сотрудничество было плодотворным и не закончилось, едва начавшись, мы предлагаем свой взгляд на решение этого вопроса.
В данной статье собраны основные рекомендации по поиску надёжного поставщика, а наш несложный алгоритм поиска позволит вам избежать многих распространённых ошибок. Приступаем к поиску – как выбрать поставщика канцелярских товаров.
Ищем надёжного поставщика
Поиском поставщика мы займёмся с помощью самого популярного и быстрого способа – воспользовавшись услугами любой поисковой машины Интернета. В строке поиска следует ввести запрос, например «поставщик канцелярских товаров». Вашему вниманию будет предложен список ссылок на сайты компаний, специализирующихся на оказании данного вида услуг. Наша задача – отобрать самых достойных кандидатов. Чтобы сделать этот процесс максимально эффективным, используйте следующие критерии отбора:
- Возраст компании. Собственно говоря, нас интересует не возраст компании, а её опыт. А поскольку приобрести его можно только в течение определённого промежутка времени, то мы отдаём предпочтение поставщикам, которые присутствуют на рынке не менее 2 лет. Этого времени вполне достаточно, чтобы выработать собственный алгоритм работы, учесть ошибки, создать базу клиентов. Для того чтобы узнать дату открытия сайта, мы воспользуемся сервисом nic.ru/whois, который предоставит нам исчерпывающую информацию о ресурсе.
- Офис и склад. Довольно много компаний можно условно отнести к виртуальным – они имеют свой сайт, но не имеют офиса (в привычном для нас представлении), складских помещений, службы доставки. Вся работа построена на использовании возможностей других компаний. Это абсолютно не гарантирует оперативного реагирования на ваши заявки и может существенно повысить стоимость товара. Отсутствие складов – не критично, если поставщик имеет дело с небольшими заказами. Если же они состоят из пятидесяти или ста наименований товаров, то на их формирование уйдёт много времени, поскольку комплектация будет происходить на разных складах.
- Посредничество или прямые поставки. Главный недостаток в работе с посредниками – более высокая цена на товары. К тому же, такие компании очень редко стремятся улучшить качество оказываемых услуг – их интересуют объёмы продаж. И, безусловно, нет никаких гарантий того, что такой поставщик стремится к поддержанию длительных деловых отношений.
- Широкий ассортимент товаров. Потребности современного офиса не ограничиваются канцтоварами. Для его жизнеобеспечения понадобятся средства бытовой химии, мебель, техника, продукты питания. Рекомендуем обращать внимание на компании, в ассортименте которых присутствует данная продукция – это поможет существенно сократить расходы на доставку.
- Ценовые категории. Поставщик должен предложить товары разных ценовых категорий. Если для обеспечения ежедневных потребностей прекрасно подойдут товары эконом-класса, то при проведении деловых встреч, организации поздравлений руководителей или партнёров по бизнесу, может понадобиться более дорогая продукция, например, подарочные письменные наборы.
- Доставка. Собственная служба доставки – это гарантия своевременной доставки и оперативного выполнения внеплановых заказов. В компаниях, которые пользуются услугами сторонних фирм-перевозчиков, срок доставки может достигать 7 дней, что не всегда устраивает заказчика. Позаботьтесь о том, чтобы при заключении договора сроки были чётко прописаны – это поможет избежать сбоев в работе вашего офиса.
- Подбор товаров. Наиболее удобным вариантом является онлайн-каталог, в котором представлено подробное описание товара, цены. Его наличие позволяет поставщику оперативно обновлять данные об имеющихся в наличии товарах, поэтому заказчик всегда имеет актуальную информацию. В каталоге можно ознакомиться с отзывами клиентов, которые расскажут о возможных проблемах при работе с данным поставщиком, способах их решения.
- Обратная связь. Взаимовыгодное сотрудничество подразумевает двухстороннюю связь. Регулярное оповещение клиентов об изменениях цен, условиях сотрудничества, поступлении товаров, будет способствовать установлению прочных контактов между поставщиком и заказчиком.
- Цена. В погоне за низкими ценами мы рискуем получить товар невысокого качества или столкнуться с проблемами в выполнении своих обязательств поставщиком. Не забывайте, что в стоимость товара включены расходы на сервис, организация которого требует от компании больших затрат.
Лучше один раз увидеть
Перед началом сотрудничества обязательно посетите поставщика. Недобросовестные компании чаще всего избегают реальных контактов с клиентами, поэтому даже их реакция на такое предложение может о многом рассказать.
Ваш визит поможет ознакомиться с его материальной базой, оценить уровень подготовки сотрудников и даже понаблюдать за тем, как всё это работает. Поскольку при первичном отборе мы исключили те компании, которые существуют на рынке менее 2 лет, у отобранного претендента было достаточно времени, чтобы в его работе не было очевидных недостатков.
Другие важные моменты
Вы должны собрать как можно больше информации о поставщике, поэтому не должны пренебрегать мелочами. При общении с представителем компании в телефонном режиме постарайтесь оценить уровень культуры общения. Здесь важно всё: насколько быстро отвечают на входящий вызов, манера ведения диалога. Рекомендуем вам подготовиться, чтобы успеть задать как можно больше вопросов.
Обычно в компании за клиентом закрепляется персональный менеджер, поэтому не забудьте выяснить, практикуется ли это у выбранного вами поставщика. Для плодотворного сотрудничества очень важен квалификационный уровень сотрудников, опыт работы в данной сфере.
При оформлении заказа обязательно узнайте есть ли необходимый вам товар на складе, кто является его производителем, существуют ли какие-либо особые условия их поставки и т.д.
Объёма той информации, которую вы получите при общении, будет достаточно для того, чтобы сделать комплексный анализ компании. Задавайте любые вопросы – все условия сотрудничества и сама работа поставщика должны быть максимально прозрачными.
Оформление документов
Уделите должное внимание вопросам, связанным с оформлением документов. Для этого уточните следующие моменты:
- готов ли поставщик предоставлять вам документы, которые будут оформлены в соответствии с требованиями вашего делопроизводства;
- возможна ли распечатка заказа по группам и позициям;
- предоставляет ли компания отдельные документы на канцелярские товары или заказ оформляется одним документом на все категории товаров (средства бытовой химии, продукты питания и т.д.);
- выставляется ли счёт ежемесячно или отдельно для каждого заказа.
Уточните условия доставки:
- возможна ли доставка в дни и часы, которые удобны вам;
- принято ли в компании предупреждать об изменениях в графике доставки;
- входят ли в стоимость погрузочно-разгрузочные работы;
- осуществляется ли оперативная доставка, в случае возникновения такой необходимости;
- предусмотрен ли товарный кредит.
В вопросах обеспечения не бывает мелочей. Уделив им внимание при выборе поставщика, вы создаёте для своей компании надёжную основу для дальнейшего развития и процветания. Вы имеете право на условия, которые устраивают вас. Современный рынок насыщен предложениями компаний, специализирующихся на обеспечении офисов канцелярскими и другими товарами, а наши рекомендации помогут найти тот вариант, который подойдёт вам.
